Hallintosihteeri

Haemme hallintosihteeriä kaupungin elinvoimapalveluiden toimialalle hallintopalveluihin vakinaiseen virkasuhteeseen 1.8.2026 alkaen tai aloitus sopimuksen mukaan.

Tarjoamme sinulle näköalapaikan kaupungin keskushallinnon tehtävissä. Pääset työskentelemään vastuullisiin toimistoalan työtehtäviin huipputiimissä, mukavien ja kannustavien osaajien keskellä. Tule mukaan osaavaan joukkoomme mielenkiintoisiin ja monipuolisiin hallintotehtäviin!

Hallintosihteerinä teet toimistoalan vaativia ammattitehtäviä. Keskeisenä tehtäväalueena on kaupungin hallintopalveluiden toimialoille tarjoamat tukipalvelut, jossa tässä tehtävässä hallintosihteerin erityisenä vastuupalvelualueena on kaupungin keskitetty asianhallinta ja kirjaamo sekä kaupungin konsernipalveluiden tuottamat hallinnon tukipalvelu- ja toimistotehtävät.

Työtehtäviisi kuuluu kaupungin kaupungin kirjaamon, diaarin ja asianhallinnan ylläpidon tehtäviä, asioiden kirjaamisen sekä asioiden elinkaaren hallintaan liittyviä tehtäviä, koordinointia ja ohjeistusta kaupunkitasoisesti. Lisäksi virkaan kuuluu kaupungin asianhallinnan ja sähköisen arkistoinnin kokonaisvaltainen kehittäminen sekä asianhallintapäällikön sijaisen tehtävät tarvittaessa. Tehtävä edellyttää myös kykyä asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjätehtäviin sekä organisaation valmistelijoiden ja järjestelmäkäyttäjien kouluttamiseen yhdessä oman tiimin kollegoiden kanssa. Tehtävään sisältyy lisäksi päätöksenteon tuen tehtäviä, kuten viranhaltijapäätösten tai virkamääräysten valmistelua ja mahdollisia kaupunginhallituksen ja -valtuuston toimintaan liittyviä tukipalvelutehtäviä. Vaalivuosina hallintosihteeri osallistuu vaalien järjestämiseen tehden niihin liittyviä erilaisia tehtäviä. Tehtävä on siten monipuolinen ja mielenkiintoinen keskushallinnon hallintotehtävien ja tukipalvelun ytimessä.

Kelpoisuusvaatimuksena on soveltuva korkeakoulututkinto tai aikaisempi opistoasteinen tutkinto. Soveltuva tekninen tai kaupallinen koulutus (ammattiopisto-, opisto- tai korkeakoulututkinto) ja riittävä työkokemus.

Toivomme kykyä itsenäiseen työskentelyyn, joustavuutta, hyviä organisointitaitoja ja oma-aloitteisuutta. Katsomme eduksi kokemuksen asianhallinnasta, kirjaamisesta sekä päätöksenteon tukipalveluista, kuten viranhaltijapäätösten tai työsopimusten ja virkamääräysten valmistelusta, sekä kaupungin keskushallinnon tukipalveluiden ja konsernipalveluiden hallintopalveluiden toimialan tuntemuksen. Mahdollinen toimielintyöskentelykokemus ja aiempi kokemus asianhallinnan ja kirjaamisen tehtäväistä katsotaan eduksi.

Arvostamme lisäksi Dynasty-asianhallintajärjestelmän hallitsemista, kokemusta järjestelmäpääkäyttäjän tehtävistä ja organisaation kouluttamisesta oman substanssialan tehtävissä, tiedonohjaussuunnitelman ja asianhallinnan tuntemusta ja hyviä tietoteknisiä taitoja. Tehtävässä toivomme ymmärrystä tiedonhallinnasta sekä tiedonhallintamallin tuntemusta. Tehtävässä menestyminen edellyttää huolellisuutta, paineensietokykyä, monien asioiden hallintaa ja organisointikykyä sekä asiakaspalveluhenkisyyttä, erinomaisia vuorovaikutustaitoja ja englannin kielen taitoa.

Sovit tiimiimme, koska sinulla on positiivinen työskentelyote, kehittämismyönteinen asenne ja olet motivoitunut uusiin työtehtäviin perehtymiseen, uusien asiakokonaisuuksien omaksumiseen ja niissä määrätietoiseen työskentelyyn. Sinulla on halu auttaa työyhteisöä onnistumaan omalla panoksellasi ja myös halu jakaa omaa osaamistasi muiden kanssa.

Meillä on myös osaava ja innostava työyhteisö tukenasi arjen tilanteissa.

Tehtävässä noudatetaan kuuden (6) kuukauden koeaikaa.

Palkkaus ja palvelussuhteen ehdot määräytyvät Kunta-alan virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) mukaisina. Työaika on toimistotyöaika 36,25 tuntia viikossa.

Hakemukset tulee toimittaa to 18.6. klo 12.00 mennessä. Haastattelut pyritään pitämään ma 22.6.- pe 25.6.2026, käymme hakemuksia läpi jo hakuaikana.

Kaupunkina tarjoamme kilpailukykyiset palvelussuhteen ehdot, hyvät henkilöstöedut (mm. Epassi) sekä mielekkään työympäristön. Meillä on hyvät mahdollisuudet etätyöhön, mikä helpottaa työn ja perhe-elämän yhteensovittamista. Henkilöstön työhyvinvointia ja osaamista kehitetään suunnitelmallisesti. Kouvolan kaupungin asukkaille tuottaa palveluja noin 2 700 työntekijää. Tärkein tavoitteemme työssämme on halu toimia kaupunkilaisten parhaaksi. Henkilöstövisiomme on: Rakkaudesta lajiin - me teemme Kouvolaa!

Kouvola on aktiivisten ihmisten luonto- ja urheilukaupunki. Kouvolassa voit elää aktiivista ja laadukasta elämää hyvien palvelujen, harrastusmahdollisuuksien ja moni-ilmeisen luonnon keskellä. Arki sujuu ja asumisen unelmiin löytyy monipuolisesti vaihtoehtoja lähes 80 000 asukkaan kaupungissa. Myös liikenneyhteydet pääkaupunkiseudulle ja muualle Suomeen ovat hyvät. Kouvolan kaupunki on savuton työpaikka.

Tervetuloa osaajien joukkoon!