Johtajan assistentti

1\. Suunnittelu ja koordinointi (ajanhallinta)

Aikataulunhallinta: Työaikataulun luominen ja muokkaaminen, kokousten, neuvottelujen ja puheluiden aikatauluttaminen.

Liikematkahallinta: Lippujen varaaminen, hotellien varaaminen, matkasuunnitelmien suunnittelu.

Kokousten valmistelu: Materiaalien kerääminen, osallistujille ilmoittaminen, pöytäkirjojen laatiminen ja laatiminen.

2\. Asiakirjojen hallinta ja viestintä

Kirjeenvaihdon käsittely: Saapuvien asiakirjojen ja kirjeiden vastaanottaminen, rekisteröinti ja jakelu.

Liikekirjeenvaihto: Viestintä esimiehen puolesta, kirjeiden ja tilausten laatiminen.

Pyyntöjen suodatus: Alustava yhteydenpito kumppaneihin, asiakkaisiin ja työntekijöihin.

3\. Tiedot ja analysointi

Tiedonkeruu: Yhteenvetojen, raporttien ja analyyttisten materiaalien laatiminen ennen kokouksia.

Urakoitsijoiden haku: Markkinoiden seuranta, tavaroiden ja palveluiden tilaaminen toimiston tai esimiehen tarpeisiin.

Toteutuksen seuranta: Esimiehen antamien tehtävien määräaikojen seuranta.

4\. Hallinnolliset ja siivoustehtävät

Työtilan tarjoaminen toimistossa: paperitarvikkeiden, kahvin, veden ja laitteiden tilaaminen. Henkilökohtaiset asiat (elämäntapa): lahjojen ostaminen, yritystapahtumien järjestäminen tai esimiehen päivittäisten asioiden hoitaminen.

Vaadittavat taidot:

Proaktiivisuus (kyky ajatella askeleen eteenpäin ja ennakoida vaihtoehtoisia skenaarioita; toisin sanoen assistentilla tulisi aina olla varasuunnitelma)

Luovuus

Liikekirjeenvaihdon perusteiden ja ydintaitojen tuntemus

Uteliaisuus

Tunneäly

Itsekuri

Tarkkaavaisuus

Hyvä muisti

Stressinsietokyky

Sosiaalisuus

Hyvin kehittynyt sanasto ja selkeä puhe

Korkeatasoinen suomen, englannin ja venäjän kielen taito

Finnish tour operator Easy Travel Ltd. was founded in 2005 and has been providing services for thousands of tourists traveling to the Nordic countries over the years. We work with travel agencies and larger tour operators around the world, helping them to arrange holidays in Northern Europe for their customers such as accommodation in hotels and chalets, arranging transportation from airport or to airport, booking tours and excursions